Histórico
Projeto de Implantação dos Sistemas Institucionais Integrados de Gestão - SIG-UFABC
Desde o ano de 2013, a UFABC vem elaborando estudos sobre as possibilidades de melhoria no que diz respeito aos sistemas institucionais de gestão, para tanto foram criados dois grupos de trabalho durante esse período, quais sejam, GT Sistemas Institucionais, instituído pela Portaria do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação nº 02 de 18 de julho de 2013 e o Grupo de Trabalho com a finalidade de viabilizar provas de conceito sobre sistemas institucionais de gestão acadêmica e administrativa, instituído pela Portaria da Reitoria nº 420, de 20 de maio de 2014.
Este último Grupo de Trabalho em seu relatório final indicou a aquisição do sistema SIG desenvolvido pela UFRN como a melhor opção dentre as análises realizadas, conforme é possível compreender melhor a partir da leitura do relatório do GT. Ainda nas Conclusões e Recomendações do relatório, foram feitas as seguintes sugestões:
- que fosse firmado convênio com a UFRN pelo prazo de um ano para obtenção da licença do software, estabelecendo-se um projeto com cronograma de execução bem definido para o treinamento e instalação de alguns módulos dos sistemas SIGRH, SIPAC e SIGAA, além do SIGADMIN, que controla todos os outros sistemas. Embora o prazo comum adotado pelas instituições para assinatura deste convênio tenha sido de 3 anos, considera-se prudente que este período mais curto, de uma ano, seja valioso para se proceder a uma avaliação mais profunda do SIG e das prováveis customizações que serão necessárias, bem como treinar e preparar as equipes que serão responsáveis pela implantação do sistema no Núcleo de Tecnologia da Informação e em todos os outros setores.
- deverá ser elaborado um Projeto de Implantação, no qual deverão estar mapeadas as metas do projeto. Este projeto deverá ser submetido a avaliações periódicas, para que sejam replanejadas cada uma das etapas subsequentes, que poderão envolver a prorrogação do convênio com a UFRN, bem como do plano de trabalho correspondente, que poderá apontar para a necessidade de se adotar outros modelos para a implantação e customização do sistema.
- diante da importância deste período inicial de um ano e da natureza investigativa do trabalho proposto para este período, o GT recomenda a nomeação de uma Comissão de Implantação, envolvendo, além de servidores do NTI, também servidores que contribuíram no trabalho deste GT, e que poderão atuar como multiplicadores das experiências e informações em seus respectivos setores.
Em novembro de 2014 o convenio com a UFRN foi firmado pelo período de um ano, conforme indicação do GT, e neste convenio foram elencados alguns módulos dentre os três sistemas necessários para o bom funcionamento da instituição. A escolha dos módulos a serem implantados neste período de um ano contou com a análise das demandas da instituição, da complexidade da instalação, da análise de capacidade técnica da equipe do Núcleo de Tecnologia da Informação, bem como da lógica de relacionamento técnico entre os módulos. Nesta seleção, houve ainda a análise da necessidade da UFABC iniciar seu processo de solução da deficiência em controles e acompanhamentos, e para isso, módulos de ensino, pesquisa, extensão e gestão foram selecionados, com objetivo de que, durante este primeiro ano de implantação, todas as áreas possam usufruir dos benefícios do sistema.
A partir da escolha desses módulos, baseada nos estudos de ambos os Grupos de Trabalhos anteriores e dos itens apontados acima, a UFABC fará sua análise de capacidade técnica para a decisão futura de como realizar a total implantação do SIG na UFABC. Essa escolha foi validada em reunião de dirigentes da Instituição.
Em dezembro de 2014, seguindo as orientações do GT anterior, foi criado o Comitê Gestor de Implantação dos Sistemas Institucionais Integrados de Gestão, pela Portaria nº 1018 de 18 de dezembro de 2014. Este Comitê será apoiado pelo Grupo Técnico de Desenvolvimento e pelo Grupo Consultivo, grupos compostos por servidores da UFABC com capacidades e propósitos diferenciados que juntos, contribuirão para o longo processo de implantação do SIG-UFABC.
O Comitê Gestor de Implantação dos Sistemas Institucionais Integrados de Gestão iniciou seus trabalhos em 6 de janeiro de 2015, com as seguintes tarefas iniciais: (i) instalar o SIG em computadores do NTI da UFABC; (ii) Conhecimento, pelo Grupo Técnico de Desenvolvimento, do SIG; (iii) povoamento do SIG com os dados da UFABC; (iv) elaboração do Plano Preliminar de Implantação; (v) sensibilização da comunidade universitária para o Projeto de Implantação do SIG-UFABC.
Reconhecendo as dificuldades de controles e acompanhamentos dos dados e informações produzidas pela UFABC, o compromisso institucional com a implantação do SIG-UFABC está presente nas diversas ações que estão correlacionadas, buscando o sucesso na implantação do SIG-UFABC neste seu primeiro ano de experiência.
Relatórios
Relatório GT Provas de Conceito - 2014