Descrição do sistema
O SIG se divide nos seguintes sub-sistemas:
SIPAC (Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos)
Oferece operações para a gestão das unidades responsáveis pelas finanças, patrimônio e contratos. O sistema SIPAC integra totalmente a área administrativa, desde a requisição (material, prestação de serviços, suprimento de fundos, diárias, passagens, hospedagens, material informacional, manutenção de infraestrutura) até o controle do orçamento distribuído internamente. No SIPAC, cada unidade administrativa possui seu orçamento, e a autorização de qualquer despesa, por unidade, deverá ocorrer previamente antes mesmo de ser executada no SIAFI.
Além das requisições e do controle orçamentário, o SIPAC controla e gerencia: compras, licitações, boletins de serviços, liquidação de despesa, manutenção das atas de registros de preços, patrimônio, contratos, convênios, obras, manutenção do campus, faturas, bolsas, abastecimento e gastos com veículos, memorandos eletrônicos, tramitação de processos, dentre outras funcionalidades. Por tudo isso, esse sistema representa grande avanço para a administração universitária, uma vez que permite o controle refinado dos procedimentos administrativos.
O SIPAC engloba os seguintes módulos:
| Acesso à Informação | O módulo de Acesso à Informação é responsável pelo controle dos pedidos e recursos solicitados através do Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão. |
| Atendimento de Requisições | O módulo Atendimento de Requisições oferece aos setores operações para que sejam acompanhadas e liberadas as requisições de materiais, diárias, suprimentos de fundos, hospedagem, passagem, materiais informacionais, biblioteca, serviços e auxílio financeiro, facilitando a operação e o controle dessas requisições. |
| Almoxarifado | O módulo Almoxarifado dá suporte aos almoxarifados setoriais e ao almoxarifado central, controlando seus estoques e as requisições por eles atendidas. O atendimento de uma requisição provoca baixa no estoque. Através desse módulo também são emitidos relatórios e cadastrados materiais. |
| Auditoria e Controle Interno | O módulo Auditoria dá suporte ao setor correlato no controle de envio de Relatórios de Órgãos de Auditoria (TCU, CGU) e recebimento de respostas/providências das unidades interessadas. O módulo permite também a geração de Relatórios de Gestão para resposta aos Órgãos de Auditoria ou análise interna. |
| Biblioteca | Esse módulo permite aos servidores da biblioteca central e os das bibliotecas setoriais, realizarem solicitações de compra e cadastrarem materiais, cadastrarem notas fiscais, emitirem relatórios, realizarem consultas etc. |
| Boletim de Serviços | O módulo Boletim de Serviços possibilita, de forma prática e dinâmica, a solicitação e a autorização para publicação de informativos e de boletins de serviços. |
| Bolsas | O módulo de Bolsas permite a gerência de atividades relacionadas às bolsas e aos bolsistas, oferecendo uma interface dinâmica para: inclusão e análise de solicitações de bolsas, exclusão de bolsas atendidas e visualização de bolsas vigentes etc. |
| Catálogo de Materiais | Através deste módulo é possível cadastrar materiais, solicitar um cadastro de material, bem como atender, negar ou retornar essas solicitações. |
| Compra de Materiais Informacionais | Esta módulo tem a função gerenciar a aquisição de materiais informacionais, como livros, periódicos, dentre outros, além monitorar o fornecimento. |
| Compras | O módulo Compras oferece, aos usuários dos setores que realizam compras, operações que permitem o controle de compras e de licitações, o cadastro dos itens adquiridos através das mesmas, bem como a emissão de relatórios. |
| Licitações | |
| Contratos | O módulo Contratos abrange atividades relacionadas aos contratos que são celebrados com os prestadores de serviços e de materiais. São envolvidas nesse módulo atividades como: detalhes contratuais, documentação, controle de movimentação e de pagamento, além de visualização de consultas e relatórios. |
| Projetos/Convênios | O módulo de Projetos/Convênios dispõe aos usuários responsáveis um leque amplo de operações, tais como registrar convênios, associá-los aos contratos firmados pela instituição, submeter projetos, encaminhá-los para instâncias competentes os aprovarem, dentre outras diversas funcionalidades para a gerência das atividades concernentes ao módulo. |
| Faturas | O módulo de Faturas informatiza o acompanhamento e registro das despesas a pagar através de faturas. |
| Infraestrutura | O módulo Infraestrutura auxilia a Superintendência de Infraestrutura (SIN) na análise e no acompanhamento de obras, de manutenções, de projetos, de planilhas orçamentárias e de requisições de serviços. |
| Liquidação de Despesas | O módulo Liquidação de Despesas é empregado para controlar: recebimento de despesa, fornecedores de materiais, quitação de débitos, acompanhamento de entrega de material e emissão de relatórios relativos às despesas. |
| Orçamento | O módulo Sistema Orçamentário visa integrar as atividades de administração com as de execução orçamentária. |
| Orçamento - Declaração de Disponibilidade Orçamentária (DDO) | O objetivo do módulo é tratar da declaração emitida pela autoridade administrativa (ordenador de despesa) com objetivo de autorizar a execução de despesas orçamentárias com adequação orçamentária e financeira, constituindo condição prévia para empenho e licitação de serviços, fornecimento de bens ou execução de obras. |
| Patrimônio Móvel | O Sistema de Patrimônio tem como objetivo controlar os bens da instituição |
| Patrimônio Imóvel | O Sistema de Patrimônio tem como objetivo controlar os imóveis da instituição. |
| Processos com Código de Barras | O módulo de Processos com Código de Barras é utilizado para se obter uma maior agilidade no cadastro dos processos existentes na instituição. |
| Protocolo | O Sistema de Protocolos suporta as atividades relacionadas à manutenção de processos e de documentos, suas movimentações, armazenamento e relatórios. |
| Requisições | O módulo Requisições centraliza as requisições de bens móveis e de consumo na Universidade. De uma forma geral, esse módulo contempla as requisições de materiais, serviços, suprimento de fundos, passagens, diárias etc. |
| Restaurante | O módulo Restaurante Universitário informatiza as atividades realizadas no âmbito do restaurante universitário. |
| Sistema de Registros de Preços (SRP) | O SRP (Sistema de Registro de Preços) é voltado para a informatização do registro de preços de materiais adquiridos ou a serem adquiridos pela universidade. Além disso, ele permite a emissão de relatórios para que essas despesas sejam acompanhadas. |
| Transporte | O módulo de Transportes é destinado ao DTO (Departamento de Transportes e Oficina), possibilitando gerenciar o abastecimento e os insumos para os veículos, o controle de motoristas lotados no DTO, dentre outros. |
Veja mais detalhes sobre os módulos do SIPAC.
SIGRH (Sistema Integrado de Gestão e Recursos Humanos)
Informatiza os procedimentos de recursos humanos, tais como: marcação/alteração de férias, cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de força de trabalho, controle de frequência, concursos, capacitações, atendimentos on-line, serviços e requerimentos, registros funcionais, relatórios de RH, dentre outros. A maioria das operações possui algum nível de interação com o sistema SIAPE, enquanto outras são apenas de âmbito interno.
O SIGRH engloba os seguintes módulos:
| Administração de Pessoal | Neste módulo, são reunidas as operações que serão utilizadas pelo Departamento de Administração de Pessoal – DAP. |
| Agenda | Neste módulo, são reunidas as operações relacionadas ao gerenciamento das agendas de compromissos das autoridades da Instituição. |
| Aposentadoria | Através do módulo Aposentadoria é possível consultar as previsões de aposentadoria dos servidores da Instituição, registrar os vínculos de trabalho anteriores, gerenciar a isenção da contribuição previdenciária(abono permanência), gerar a portaria de aposentadoria que será publicada no DOU e por fim, é possível gerar o título de inatividade. |
| Atendimento ao Servidor | No módulo de atendimento o usuário pode fazer a geração de documentos para os servidores como: declaração funcional, declaração de dependentes, declaração de averbação, termo de afastamento; disponibilização de formulário de abono, aposentadoria, ficha funcional; solicitações de auxilio alimentação e pré-escola, consultas gerais a respeito de servidores, ausências, férias, dependentes, ocorrências funcionais, ocorrências pessoais, relatório de previsão de aposentadoria. |
| Auxílios/Solicitações | No módulo de Auxílios/Solicitações, o usuário pode solicitar auxílios tais como: auxílio alimentação, auxílio transporte, auxílio funeral, entre outros. Além disso, o módulo permite o cadastro de solicitações de serviços a serem realizados pelo Departamento de Pessoal. |
| Avaliação Funcional | Este módulo contempla a parte referente a Gestão de Desempenho Humano (GDH), cadastro e atualização de processos do GDH, registro de avaliação de servidor, validação das avaliações e relatórios de avaliação de servidor, dimensionamento, força de trabalho, mão de obra. Neste módulo também podem ser feitas consultas de dimensionamento da força de trabalho e questões funcionais como: adesões a plano de saúde, ausência, averbação, dependentes, designações entre outros. |
| Avaliação de Desempenho | |
| Banco de Vagas | Novo módulo para o acompanhamento das vagas da instituição, realizando o controle de ocupação, vacância, distribuição e redistribuição das vagas institucionais, e servindo de ponto de partida para o controle dos concursos para o provimento de novas vagas e vagas que se tornaram vacantes pelo desligamento dos servidores ocupantes. Trata em especial do acompanhamento do banco de professores-equivalentes, conforme definido nos termos da Portaria Normativa Interministerial Nº22 de 30 de Dezembro de 2007, para as Universidades Federais, posteriormente modificados pela Portaria Normativa Interministerial Nº8 de 26 de Agosto de 2008 e pelo Decreto Nº7.485 de 18 de Maio de 2011, regulamentando a distribuição de vagas e consequentemente os concursos para provimento de novos docentes nas Universidades Federais.“ |
| Capacitação | O módulo de capacitação permite a gestão dos programas de capacitação dos servidores, formação de turmas, inscrições on-line, controle de progressões, emissão de declaração e certificados, banco de instrutores internos e externos. |
| Cadastro | No módulo Cadastro o gestor tem a opção de complementar as informações que não vieram na fita espelho do SIAPE, cadastrando-as. |
| Colegiados | Este módulo tem por finalidade fazer a gestão dos conselhos universitários, ementários e resoluções, gestão das reuniões, abrangendo as pautas e atas, marcação de presença de membros, geração de declarações e relatórios, geração da folha de comparecimento. |
| Comissões | Este módulo tem por finalidade fazer a gestão dos processos administrativos disciplinares. |
| Concursos | No módulo de concursos o usuário tem acesso ao cadastro de concursos e vagas autorizadas por tipo de provimento, fazer o registro da classificação, inserir editais e atas, informar portarias de nomeação, tanto individuais quando coletivas e inserir editais de convocação. |
| Consultas Funcionais | Neste módulo são disponibilizadas todas as informações inseridas no sistema em formato de relatório e consulta. |
| Assistência ao Servidor | Pelo módulo de assistência, e possível gerar relatórios sobre informações funcionais dos servidores, e gerenciar os exames médico ocupacional, informando os locais onde serão realizados, as pessoas envolvidas e emitindo cartas de convocação. |
| Dimensionamento | O módulo de Dimensionamento permite que o usuário tenha acesso ao organograma detalhado, força de trabalho em cada unidade, informando bolsistas, servidores e terceirizados, localizar servidores, informar a atribuição de cada setor, os processos de trabalho e a geração dos relatórios de dimensionamento. |
| Escritório de Ideias | O módulo Escritório de Ideias existe para dar suporte ao projeto do Escritório de Ideias fornecendo meios para captação e análise das ideias enviadas pela comunidade universitária. |
| Férias | A partir do Módulo Férias é possível gerenciar as informações de férias dos servidores da Instituição. |
| Financeiro | Esse módulo permite o gerenciamento de funções rotineiras associadas ao financeiro e também eventos extras como pagamento de adicional noturno, hora-extra, pagamento de cursos e concursos, entre outros. Também fornece relatórios diversos por período, por unidade, por servidor para acompanhamento e análise das ocorrências relacionadas ao financeiro. |
| Frequência | A partir desse módulo é possível realizar o gerenciamento das informações de frequência e escala de trabalho dos servidores da Instituição. |
| Integração SIAPE | Utilizando o módulo de integração SIAPE é possível carregar os arquivos que são disponibilizados pelo SIAPE para alimentar o banco de dados do SIGRH. O sistema também possibilita enviar as informações de férias do SIGRH para o SIAPE. |
| Plano de Saúde | A partir do Módulo Plano de Saúde é possível gerenciar as informações das adesões e ressarcimentos referentes aos planos de saúde dos beneficiários da Instituição. |
| Serviços | Esse portal reúne todas as informações referentes aos diversos serviços que podem ser prestados pelo departamento de pessoal ao servidores da Instituição. |
Veja mais detalhes sobre os módulos do SIGRH.
SIGAA (Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas)
Informatiza os procedimentos da área acadêmica através dos módulos de: graduação, pós-graduação (stricto e lato sensu), ensino técnico, ensino médio e infantil, submissão e controle de projetos e bolsistas de pesquisa, submissão e controle de ações de extensão, submissão e controle dos projetos de ensino (monitoria e inovações), registro e relatórios da produção acadêmica dos docentes, atividades de ensino a distância e um ambiente virtual de aprendizado denominado Turma Virtual. Da mesma maneira que o SIPAC, também disponibiliza portais específicos para: reitoria, professores, alunos, tutores de ensino a distância, coordenações lato-sensu, stricto-sensu e de graduação e comissões de avaliação (institucional e docente).
O SIGAA engloba os seguintes módulos:
| Infantil | O módulo Infantil apoia as atividades do Núcleo de Educação Infantil, unidade destinada a alunos do pré-escolar. |
| Fundamental | O módulo Ensino Fundamental existe para atender as demandas do Núcleo de Educação da Infância - NEI, bem como dos coordenadores, professores e alunos, objetivando auxiliar as atividades intrínsecas ao ensino fundamental da Instituição sob todos os aspectos, desde o momento em que o aluno ingressa até o momento em que se desvincula. |
| Médio | |
| Técnico | |
| Técnico Integrado | |
| Formação complementar | O módulo de Formação Complementar será utilizado pelos cursos oferecidos na instituição que não seja infantil, médio, técnico, graduação ou de pós. São cursos de idiomas, música entre outros oferecidos. |
| Graduação | O módulo ensino Graduação existe para atender as demandas da PROGRAD (Pró-reitoria de Graduação), dos departamentos, dos cursos de Graduação, dos docentes e discentes, objetivando auxiliar às atividades intrínsecas a Graduação sob todos os aspectos. O aluno regular da graduação ingressa na Universidade através das possíveis formas de ingresso da instituição, tais como: vestibular, transferência e portador de diploma. Ele possui matrícula e está vinculado a um curso regular. |
| Lato Sensu | O módulo Lato Sensu é responsável pelo gerenciamento das atividades inerentes a especialização. |
| Stricto Sensu | Diferente do que ocorre na Graduação, na Pós-graduação Stricto Sensu, cada Programa de Pós tem seu próprio calendário e algumas regras de negócio são variáveis de Programa para Programa. Vislumbrando as peculiaridades da Pós-graduação Stricto Sensu, o SIGAA foi implementado atendendo as demandas desse ambiente acadêmico. O módulo Stricto Sensu congrega operações relativas à gerência de mestrado e de doutorado. |
| Pesquisa | As atividades relacionadas à Pesquisa compreendem o Programa de Iniciação Científica, o diretório das Bases de Pesquisa e os Projetos de Pesquisa, como o programa de iniciação científica (bolsas e congressos), os projetos de infraestrutura em Pesquisa e o cadastramento e acompanhamento dos projetos e das bases de Pesquisa (Grupos de Pesquisa). O módulo Pesquisa auxilia as atividades desenvolvidas na Pró-Reitoria de Pesquisa, com especial atenção ao gerenciamento dos projetos de pesquisas realizados no âmbito da UFABC. |
| Extensão | |
| Monitoria | |
| Ações Acadêmicas Integradas | As Ações Acadêmicas Integradas são ações do tipo Pesquisa, Monitoria e Extensão vinculadas a um único projeto acadêmico. Em cada projeto, deverá existir pelo menos duas ações de dimensões diferentes. Este Módulo permite gerenciar as Ações Acadêmicas Associadas existentes na Instituição. |
| Ensino a Distância | O módulo de ensino a distância permitirá o gerenciamento das atividades acadêmicas no âmbito dessa modalidade de ensino. |
| Assistência ao Estudante | O módulo SAE permite o gerenciamento e controle das bolsas/auxílios que são concedidas aos discentes da instituição, tais como: Alimentação, Residência, Transporte, Óculos, Creche, entre outras. |
| Ouvidoria | O módulo Ouvidoria é um canal de comunicação da comunidade interna e comunidade externa, permitindo encaminhar sugestões, reclamações, queixas, apresentar denúncias, críticas e elogios, onde é possível a comunidade interna acompanhar o andamento da sua solicitação. Ambiente Virtual de Aprendizado O módulo de Ambiente Virtual de Aprendizado é responsável pelas turmas virtuais e fóruns de curso. |
| Produção Intelectual | Este módulo permite cadastrar e gerenciar as atividades acadêmicas desenvolvidas pelos docentes, funcionando como uma espécie de currículo do docente. |
| Bibliotecas |
O módulo da biblioteca permite a automação das tarefas: cadastro, catalogação, empréstimos, controle estatístico do acervo das bibliotecas, etc. Esse módulo é desenvolvido seguindo padrões internacionais de catalogação (MARC21, AACR2,…) |
| Diplomas | O módulo de diplomas permite gerenciar o processo de emissão de diplomas para os diversos níveis de ensino. Neste módulo é possível cadastrar o livro de registro de diplomas, emitir diplomas de forma coletiva e individual, segunda via entre outras funcionalidades. |
| Convênios de Estágios | O módulo de convênios de estágio permite solicitar convênios de estágio para que seja analisado pela PROPLAN. Com os convênios cadastrados é possível cadastrar ofertas de estágio para os discentes possam visualizar, gerenciar estágios entre outras funcionalidades. |
| Residência em Saúde | O módulo residência médica tem a finalidade de gerenciar as atividades acadêmicas dos programas de residência médica. |
| Vestibular | O módulo do Vestibular está em fase de desenvolvimento. Ele pretende agrupar operações que agilizem o processo seletivo. Suas operações envolvem o cadastro e a seleção de vestibulandos; cadastro, seleção e acompanhamento das atividades dos fiscais do processo seletivo, bem como permitem a emissão de relatórios acerca do Vestibular. |
| Infraestrutura Física | O módulo Infraestrutura Física permite realizar cadastro, solicitação e autorização de reservas, mapeamento, alocação e gerenciamento da infraestrutura física de todas as unidades, seja para aulas ou para eventos, além de possibilitar a alocação de turmas nos espaços físicos disponíveis (cadastrados) levando em consideração as prioridades de cada centro, a capacidade e os recursos dos seus espaços. o módulo ainda oferece, para visualização dos usuários, uma agenda de reservas para cada espaço físico cadastrado. |
| Turma Virtual | A Turma Virtual é uma ferramenta de ensino complementar colocada à disposição dos docentes e discentes. Ela é um espaço construído para ajudar no aprendizado dos discentes, criando uma extensão da sala de aula no SIGAA. Encontra-se nos Portais do Docente e do Discente, permitindo o intercâmbio virtual de informações entre discentes e docentes de uma turma. |
| NEE | Neste módulo, a CAENE - Comissão de Apoio a Estudantes com Necessidades Educacionais Especiais realiza o acompanhamento a discentes com necessidades educacionais especiais, tendo em vista seu ingresso, acesso e permanência, com qualidade, no ambiente universitário. |
| Administração do Sistema | Este módulo permite o administrador do sistema ter acesso a cadastros do sistema, acompanhamento de logs de erro entre outras funcionalidades específicas do administrador de sistema. |
| Avaliação Institucional | Para que o discente de Graduação possa se matricular nos componentes curriculares oferecidos num semestre, deverá avaliar as turmas que participou no semestre anterior. De forma análoga, o docente de Graduação só poderá consolidar as turmas que tiver avaliado. Essa avaliação é utilizada pela Reitoria para definir as ações de melhorias da universidade. Vale lembrar que a identificação do usuário é resguardada, possibilitando maior fidedignidade dos resultados. Por fim, essa avaliação está disponível no sistema apenas no período definido pela Comissão própria de Avaliação. |
Veja mais detalhes sobre os módulos do SIGAA.
SIGAdmin (Sistema Integrado de Gestão da Administração e Comunicação)
Trata-se da área de administração e gestão dos 4 sistemas integrados acima. Este sistema gerencia entidades comuns entre os sistemas informatizados, tais como: usuários, permissões, unidades, mensagens, notícias, gerência de sites e portais, dentre outras funcionalidades. Apenas gestores e administradores do sistema tem acesso ao SIGAdmin.
SIGED (Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos)
Permite a centralização do controle de documentos, upload de documentos físicos, possibilidade de realizar buscas nos conteúdos dos documentos, organização dos documentos por tipos e pastas, cadastro de descritores de documentos, além do versionamento dos documentos cadastrados.
SIGPP (Sistema Integrado de Gestão de Planejamento e de Projetos)
Permite o gerenciamento das metas pretendidas, anualmente, pelas unidades estratégicas da instituição: superintendências, secretarias, pró-reitorias, centros, unidades do complexo hospitalar, dentre outras. Essas metas servirão para realização do planejamento anual realizado pela unidade de administração central de toda a instituição.
Fonte: wiki UFRN (adaptada).
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